Conexión con Clientes y Potenciación de Ventas

💼 Proceso Operativo – Conexión con Clientes y Potenciación de Ventas

🧭 Objetivo

Guiar al agente paso a paso en cómo conectar con clientes, validar información y potenciar nuevas ventas dentro del flujo de trabajo de Sigo Seguros Agencia, garantizando precisión, empatía y eficiencia operativa.

🧰 Preparación antes de iniciar

Antes de comenzar, asegúrate de tener todas tus plataformas abiertas y listas para trabajar:

💬 Slack: comunicación interna
📊 HubSpot: gestión de tickets y seguimiento
🧾 Sigo Admin: verificación de pólizas y aplicaciones
💬 Heymarket: SMS y contacto con clientes

🕓 Inicio del día y revisión de pipeline

Se ingresa al Sales Pipeline en HubSpot.
Se priorizan:
- Follow-ups pendientes.
- Tickets del día anterior que requieran acción.
Se continua a la columna New y comienza a trabajar.

💡 Los tickets “New” son cotizaciones iniciadas por el cliente desde nuestra página web que no fueron completadas, o pólizas canceladas por UW.

🧮 Asignación de tickets

Se asignan los tickets en bloques de 25.

Importante: Hay una meta mínima de 75 tickets 'New' diarios por agente.

Se verifica si el cliente tiene una póliza activa:

Resultado	Acción
✅ Cliente con póliza activa	Se agrega nota en HubSpot: (Ej:“Se verifica y el cliente cuenta con póliza activa.”) Se cierra el ticket; no es necesario llamar.
🚫 Cliente sin póliza activa	Continúa al siguiente paso: contacto con el cliente.

☎️ Contacto con el cliente

🎯 Objetivo

Ofrecer la opción de cotizar con Sigo Seguros Agencia, explicando que ahora trabajamos con diferentes aseguradoras y precios competitivos.

🗣️ Script sugerido

“Hola (nombre de cliente), te habla (nombre de agente) de Sigo Seguros. Ví que estuviste realizando una cotización con Sigo Seguros y quiero informarte que ahora somos una agencia, lo que significa que tenemos acuerdos con diferentes aseguradoras y podemos realizarte una nueva cotización para que obtengas una variedad de precios.

Esto es sin compromiso alguno, pero tendrás la oportunidad de escoger la que mejor se acomode a tu necesidad y elegir el mejor precio. ¿Te interesa? Solo necesito validar los elementos de la cotización que ya iniciaste y completar cualquier dato faltante.

Una vez hecho esto, un agente licenciado (de ventas) se comunicará contigo para presentarte tus opciones. ¿Hay alguna hora en específico que sea mejor para contactarte? ¿Este sería el número de contacto o tienes algún otro?

✅ Si el cliente está interesado

Se valida la información del perfil:

📍 Dirección (garaging address).
👥 Conductores en el hogar.
🚗 Vehículos registrados.
Hay que asegurarnos de listar todas las personas que viven en el domicilio.
Si el cliente no desea incluir a alguien, indaga el motivo y se explica que la aseguradora requiere que aparezcan todos los miembros del hogar en la póliza.
- Esta parte es de suma importancia, ya que puede convertir el riesgo en inaceptable.
Se confirma que todos los vehículos duerman en la dirección registrada.
Se confirma que todos los vehículos estén a nombre del asegurado o algún conductor.

🧾 Registro en HubSpot

En el área de notas del ticket:

Nombre completo del cliente.
Número de cotización.
Correo electrónico / teléfono.
Detalles validados (dirección, conductores, vehículos).
Cualquier observación útil para el agente licenciado.

💡 Se verifica que el ticket tenga owner asignado.
Se selecciona categoría Interested Customer y prioridad High Priority.
Se mueve el ticket a Hot Lead.

🔁 Si el cliente pide llamada posterior

Si cliente esta interesado pero requiere se le devuelva la llamada mas tarde en el dia o al día siguiente, se siguen los siguientes pasos.

Se coloca el ticket en Follow-Up.
Se especifica la hora o día acordado.
Se realiza el seguimiento dentro del tiempo comprometido.

⚠️ Tickets UW Cancel

Estos tickets corresponden a pólizas que han sido canceladas por Sigo Seguros MGA. Estas cancelaciones se inician por el equipo interno de UW de Sigo, por razones de incumplimiento con los reglamentos.

Se realiza el mismo acercamiento ofreciendo cotización con la Agencia.
Si el cliente acepta, valida y documenta los datos como en el flujo estándar.
Guarda toda la información en el área de Notas de HubSpot.

📞 Seguimiento a clientes

📵 Llamada sin respuesta

Se envía un SMS usando el template “Clientes no contestan.”
Se agrega nota en HubSpot:

“Se realiza contacto pero no hubo respuesta. Se realizará follow-up el día de mañana.”
Se verifica Ticket Owner y Categoría.
Se cambia el estado a Waiting on Customer.
Se hace una segunda llamada manual: un SMS automático se enviará al día siguiente (template: Agency Lead – Tickets closed, second message).

🗂️ Categorización de tickets

Escenario	Categoría HubSpot
Cliente interesado con cotización validada	Interested Customer
Cliente no interesado	Not Interested
Número equivocado	Faulty Contact
Callback con cliente	Interested Customer
Llamada a buzón / sin respuesta	No Contact

💬 Buenas prácticas y recordatorios

✅ Si el cliente ya tiene póliza activa:

Se agradece, documenta y cierra el ticket.

✅ Si el cliente menciona tener póliza activa, pero muestra interés:

Se ofrece orientación breve sobre Sigo Seguros Agencia y valida datos si desea nueva cotización.

✅ Si envías un correo:

Se usa siempre servicio@sigoseguros.com.

✅ En cada llamada:

Sé empático, claro y profesional. Usa tus habilidades blandas para crear conexión.

💡 Comparte cualquier duda, sugerencia o mejora operativa en Slack.

🧠 Resumen final

Cada ticket es una oportunidad de venta y de confianza.
Se valida, documenta, comunica y prioriza.
Así garantizamos una experiencia excelente para el cliente y un proceso eficiente para el equipo.