SOP: Cancelación - AssuranceAmerica

IMPORTANTE: Se requiere una firma en la solicitud de cancelación antes de que la cancelación sea efectiva.
El aviso será enviado al número de celular y/o correo electrónico verificado que aparece dentro de la poliza.
Si esta información no es correcta, o no ha sido verificada, es necesario actualizar la póliza antes de procesar la cancelación.

Acceso al portal

Se inicia sesión en el portal de agentes de AssuranceAmerica:
https://auto.assuranceamerica.com/main/producer-home
Se busca la póliza que el cliente desea cancelar.
- En la sección de la izquierda titulada Quick Search, se puede buscar usando el nombre del asegurado, número de póliza, domicilio o número de telefono.

Una vez abierto el perfil de la póliza, se abre la sección de Documents.

Dentro del menú Documents, selecciona:

Insured Cancellation Request

Esto generará el formulario de cancelación correspondiente.

Se completan los campos solicitados. Esto incluye:

Nombre del asegurado
Número de póliza
Fecha efectiva de cancelación solicitada
Motivo de cancelación (ej: "Cliente solicita cancelación por la compra de un nuevo seguro")

⚠️ Es necesario verificar que toda la información esté completa antes de proceder.
El formulario incompleto puede retrasar el proceso o causar errores.

Una vez completado el formulario:

Se genera el documento de cancelación.
Se envía el documento al cliente a través de su correo electrónico.
Se le indica que debe firmarlo digitalmente para autorizar la cancelación.

📧 Ejemplo de mensaje al cliente:

“Hola [nombre], te enviamos el documento para completar tu solicitud de cancelación.
Por favor revisa y firma el formulario para que podamos procesar la cancelación de tu póliza

Firma y confirmación

Cuando el cliente complete la firma electrónica:

Al verificar con AssuranceAmerica, ellos confirmaron que la póliza esta cancelada.

Póliza cancelada se muestra el status en la plataforma.

Documentación en Hubspot:
- Se deja nota interna en ticket de Hubspot, indicando que el cliente nos contactó para cancelar.

Buenas prácticas?